Unsere Tätigkeiten im Detail
Gerne verschaffen wir Ihnen hier einen kleinen Überblick bezüglich der von uns angebotenen Dienstleistungen.
Lieferung der Kartons für Ihre Akten/Dokumente
Zum vereinbarten Termin erhalten Sie die bestellte Anzahl an leeren Aktenkartons welche bereits Ihrem Unternehmen zugeordnet und fortlaufend nummeriert sind, sowie die dazugehörigen Beschriftungsetiketten. In die von uns gelieferten Kartons passen bis zu 8 breite Aktenordner. Um eine den Ordnern gerechte Lagerung zu erlangen, stehen die Ordner in unseren Kartons wie auch zuvor im Regal aufrecht.
Kartonierung und Erfassung der Akten
Die Ordner werden aufrecht in die Kartons gestellt bzw. lose Akten bzw. Schnellhefter etc. in die Kartons gelegt. Diese Art der Lagerung ist optimal für Ihre Dokumente. Auch nach Jahren können Sie diese noch wie zuvor sichten und verarbeiten (z.B. scannen). Jeder Karton ist bereits mit einem der eigens für Sie angefertigten Etiketten versehen. Ihr Firmenname sowie Ihre Kundennummer und die fortlaufende Kartonnummer sind bereits aufgedruckt. Händisch werden vor Ort nur die Inhaltsangaben bzw. Informationen mittels der Beschriftungsetiketten ergänzt.
Transport der Kartons
Vor Abtransport ist von beiden Vertragsparteien ein Übergabeprotokoll zu unterzeichnen. Dieses enthält die Anzahl der übernommenen Kartons. Die befüllten Kartons werden natürlich sorgsam transportiert, sodass auch am Transportweg Ihre Akten keinen Schaden nehmen.
EDV-Erfassung Ihrer Akten
Umgehend nach Eintreffen im Aktenspeicher werden sämtliche Informationen der zuvor beschrifteten Kartonetiketten in unsere EDV übernommen. Bei dieser Datenerfassung werden sowohl Ihre als auch unsere internen Informationen, zwecks eindeutiger Identifizierung der Kartons, festgehalten. Auf Wunsch erhalten Sie gerne einen Ausdruck und/oder eine Excel-Datei mit den von uns erfassten Daten.
Lagerung Ihrer Aktenkartons
Nachdem alle Daten in unserer EDV erfasst wurden, werden Sie auch physisch in unserem Aktenspeicher eingelagert. Jeder einzelne Karton wurde der oder den für Sie bestimmten Lagerboxen zugeordnet und ist daher im Bedarfsfall leicht auffindbar. Somit können wir rasch und unkompliziert einzelne Ordner oder auch ganze Karton an Sie senden. Selbstverständlich suchen wir auch gerne in Ihrem Auftrag einzelne Dokumente heraus. Diese senden wir Ihnen gerne per Post, Mail oder Schnellboten.
Zugriff auf Ihre Akten
Sie suchen! Während der gesamten Lagerzeit haben Sie die Möglichkeit selbst auf Ihre Akten zuzugreifen. Sie selbst oder ein Bevollmächtigter können gegen Terminabsprache Ihre Akten vor Ort in unserem Aktenspeicher in Augenschein nehmen. Bei Bedarf können Sie bei uns auch Ihre Unterlagen kopieren oder scannen.
Wir suchen! Gerne durchsuchen wir in Ihrem Auftrag Akten bzw. senden Ihnen ganze Karton, einzelne Ordner oder auch Dokumente postalisch oder per Boten zu. Ebenso können wir diese für Sie scannen und im Anschluss an Sie per Mail übersenden.
Vernichtung Ihrer Akten und Datenträger
Sie bestimmen den Zeitpunkt der Vernichtung! Ihr Wunsch ist uns Befehl. Nachdem wir den von Ihnen schriftlich erteilten Auftrag zur Vernichtung der Daten vorliegen haben, werden wir die umweltgerechte Datenvernichtung gemäß der gesetzlichen Datenschutzgrundverordnung veranlassen.
Unser Kundendienst
Der Kunde ist König – dies ist unsere Prämisse!
Alle Ihre Anliegen sind uns wichtig. Ob per Telefon oder Mail, wir sind gerne für Sie erreichbar und immer bemüht Ihren Ansprüchen gerecht zu werden. Sollten wir trotz aller Bemühungen Ihr Anliegen einmal nicht zufriedenstellend erledigen, so bitten wir Sie, uns diesen Umstand auch aufzuzeigen. Wir wollen mit Ihren Ansprüchen wachsen.
Vorteile der Aktenlagerung
• Kosten sowie Platz sparen und den Vorteil Ihre Räumlichkeiten für Ihren täglichen Geschäftsbetrieb zu verwenden.
• Sicherheit für Ihre Akten: Ihre Akten sind bei uns witterungsgeschützt und alarmgesichert eingelagert.
• Keine irrtümliche Aktenvernichtung durch Ihr eigenes Personal.
• Saubere Lagerung: Ihre Akten werden bei uns in Kartons schmutz- und staubgeschützt sicher verwahrt.
• Jederzeit abrufbar: Bei Bedarf fordern Sie Dokumente, Ordner oder auch ganze Kartons an. Die Zustellung erfolgt wahlweise über Schnellboten, Versand bzw. gescannt per E-Mail.
• Einblick vor Ort: Natürlich können Sie oder ein von Ihnen Bevollmächtigter (z.B. auch eine Behörde), auf die von Ihnen freigegebenen Ordner bzw. Kartons vor Ort zugreifen.
• Termin- und Datenschutzgerechte Vernichtung und Entsorgung Ihrer Akten, Ordner und Wechseldatenträger!
Gerne übernehmen wir den Aufwand und die Verantwortung für die Archivierung und Vernichtung Ihrer Akten!
In Ihrem Unternehmen oder Ihrer Verwaltung fallen täglich Daten an, welche erfasst und gespeichert werden sollen oder sogar müssen. Diese Daten werden in der Regel in Papierform in Ordnern bzw. Mappen abgelegt und archiviert. Ob z.B. im Personalwesen, der Buchhaltung oder im Controlling, sowie in vielen anderen Bereichen sammeln sich über die Jahre Unmengen an Papieren wie Verträgen, Rechnungen, etc. an. Vom Ordner bis zu Wechseldatenträgern. Für den Betriebsablauf sind die Daten nicht auf Dauer relevant, bei späteren Vorgängen jedoch möglicherweise wieder von Bedeutung. Unabhängig von gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
Sparen auch Sie kostenintensive Lagerkapazitäten und überlassen Sie uns die Archivierung Ihrer Akten.