Sie möchten unsere Dienstleistungen in Anspruch nehmen?
Dann senden Sie uns bitte zuerst Ihre Anfrage. So rasch wie möglich erhalten Sie dann unser verbindliches Angebot per Mail.
Bei Annahme unseres Angebotes kommt es dann zu folgender Vorgehensweise:
1. Vertragsabschluss (A) oder einmalige Auftragserteilung (B)
(A) Der Vertragsabschluss ist bei aktiven und nicht in Insolvenz befindlichen Unternehmen notwendiger Bestandteil für unsere laufende Zusammenarbeit!
Wenn Sie sich also zu einer Zusammenarbeit mit uns entschieden haben, so schließen wir mit Ihnen einen Rahmenvertrag ab. Mit diesem Rahmenvertrag gehen Sie keine Verpflichtungen für gewisse Mengen ein. Der Rahmenvertrag regelt nur die Konditionen zwischen Ihnen und uns. Es liegt somit an Ihnen, wann Sie uns wie viele Akten zur Einlagerung überantworten möchten. Ebenso bestimmen Sie den Zeitpunkt der Vernichtung.
(B) Die Auftragserteilung bei in INSOLVENZ befindlichen Unternehmen
Da mit einem in Insolvenz befindlichen Unternehmen leider keine laufende Zusammenarbeit mehr möglich ist, ist hier eine einmalige Auftragserteilung durch den Insolvenzverwalter notwendig. Aufgrund der Angaben vom Insolvenzverwalter hinsichtlich Aufbewahrungsdauer und Bekanntgabe wer die Tätigkeiten für die Kartonierung der Akten übernimmt, erstellen wir ein verbindliches Angebot. Bei Annahme unseres Angebotes ist dieses vom Insolvenzverwalter gezeichnet an uns zu retournieren. Damit ist der Auftrag erteilt.
2. Terminvereinbarung für Karton-Anlieferung
Nach Vertragsabschluss (A) bzw. einmaliger Auftragserteilung (B) vereinbaren wir mit Ihnen einen Termin für die Anlieferung der Kartons samt dazugehöriger Karton-Etiketten. Je nach vereinbarter Anzahl der Kartons werden wir Ihnen diese postalisch oder per Boten zukommen lassen.
3. Kartonierung und Erfassung der Akten
Sie entscheiden, wer die Aktenordner, Dokumente etc. in die von uns angelieferten Kartons schlichtet. Gerne übernehmen wir auch diese Dienstleistung für Sie.
Wichtig ist jedenfalls, dass alle Kartonetiketten ordnungsgemäß mit dem Inhalt der Ordner beschriftet werden. Ansonsten ist eine ordentliche Erfassung der Daten in unserem Aktenspeicher nicht oder nur durch zusätzlichen Arbeitsaufwand machbar.
Die Sortierung nach Jahrgängen bzw. auch Art der Akten wie zB Verträge, Buchhaltung, etc. ist hier zu empfehlen. Natürlich obliegt die Art und Sinnhaftigkeit weiterer Sortierkriterien Ihren Vorstellungen. Die Prioritäten dabei sind von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich.
4. Abholung und Einlagerung Ihrer Aktenkartons
Der Zeitpunkt für die Abholung wird mit Ihnen individuell vereinbart bzw. erfolgt mit Auftragserteilung der Akten-Kartonierung an uns in einem Zug.
Die befüllten und etikettierten Karton werden erfasst und ein Übernahmeprotokoll erstellt.
Nach Unterzeichnung bzw. schriftlichem OKAY (per Mail, SMS,…) durch den Auftraggeber, werden diese an unseren Aktenspeicher transportiert. Im Anschluss werden die Akten in unserer EDV erfasst und jedem Karton ein Lagerort zugewiesen. Dadurch können wir einen jederzeitigen schnellen Zugriff auf Ihre Aktenkartons bzw. einzelne Aktenordner gewährleisten.
5. Vernichtung der Akten
(A) Mit Ablauf der Aufbewahrungspflicht haben Sie die Möglichkeit Ihre Akten zu vernichten. Die Aufbewahrungspflichten variieren in Abhängigkeit der Akten – eine Übersicht dazu finden Sie im Kapitel „Aufbewahrungspflichten für Unternehmen“. Nach Erhalt Ihres schriftlich gezeichneten Auftrags werden wir die Vernichtung Ihrer Akten umweltgerecht und vor Allem nach den geltenden Bestimmungen der Datenschutzgrundverordnung veranlassen. Solange Sie keinen Vernichtungsauftrag erteilen, wird Ihnen für diese Aktenkartons auch weiterhin die Miete verrechnet.
(B) Der Zeitpunkt für die Vernichtung Ihrer Akten, gemäß der geltenden Bestimmungen der Datenschutzgrundverordnung, wird bereits bei Auftragserteilung festgesetzt und mit Ihrer Unterschrift beauftragt. Zum vereinbarten Zeitpunkt werden sodann Ihre bei uns eingelagerten Akten ohne weitere Rückfrage vernichtet.
Zusatzleistungen:
Während der gesamten Lagerzeit haben Sie selbstverständlich jederzeitigen Zugriff auf Ihre Akten.
Entweder…
PERSÖNLICH bzw. durch einen BEVOLLMÄCHTIGTEN
Nach Terminvereinbarung während unserer Öffnungszeiten zum Standardtarif,
bzw. in dringenden Fällen auch außerhalb unserer Öffnungszeiten gegen Aufschlag
oder…
DURCH UNS
Gerne senden wir Ihnen die gewünschten Dokumente, Aktenordner oder Kartons postalisch in Kopie oder Original bzw. per Schnellboten zu.
Ebenso bieten wir Ihnen an die bei uns eingelagerten Dokumente gescannt per E-Mail zu übersenden.
Besonders wichtige bzw. geheim zuhaltende Dokumente bringen wir in Ihrem Auftrag gerne auch persönlich!
Sollten Sie darüber hinaus noch Fragen haben bzw. erweiterte Dienstleistungen wünschen, so setzen Sie sich bitte mit uns in Verbindung. Ihre Kontaktaufnahme freut uns und Ihr Anliegen wird umgehend bearbeitet.